EXW Incoterm: Ex Works in details

Er is geen Incoterm die vaker over de tong gaat dan de Incoterm EXW, zowel in positieve als negatieve zin. Sommige ondernemers zweren bij deze incoterm vanwege de eenvoud die EXW biedt. Maar is deze incoterm in de praktijk ook echt zo makkelijk in gebruik?

Op deze pagina geven wij u uitleg over deze veelbesproken incoterm.

EXW staat voor ‘Ex Works’ en is een van de elf Incoterms-regels opgesteld door de International Chamber of Commerce (ICC). De incoterm EXW legt minimale verplichtingen bij de verkoper.

De verkoper hoeft alleen de goederen klaar te zetten op een afgesproken plaats – meestal een eigen bedrijfspand, werkplaats of opslagruimte. Onder de EXW-term regelt de koper alle transport vanaf deze plaats. Dit transport omvat het laden van de goederen, het betalen van alle transportkosten en het dragen van het risico voor verlies of schade aan de goederen vanaf het moment van ophalen.

Laten we eens goed kijken naar EXW en dat doen als verkoper. Er wordt EXW afgesproken met de koper en eigenlijk zou het dan zo moeten zijn, dat beide partijen weten wat hen te doen staat op het moment dat de order wordt uitgevoerd.

Bij EXW is de verkoper gauw klaar. Nadat hij de goederen geproduceerd, verpakt en van merken en nummers heeft voorzien en de koper daarvan op de hoogte heeft gesteld, is hij van zijn EXW-verplichtingen af.

Hij hoeft zich namelijk niet druk te maken over:

• het moment dat de koper de goederen komt afhalen
• de transportkeuze die de koper heeft gemaakt
• de vrachtbrief en de invulling daarvan
• de te betalen vrachtpenningen
• het laden van de goederen
• het stuwen van de goederen
• de uitvoerformaliteiten
• de levertijd, want de verkoper kan nooit te laat komen
• de route die de goederen afleggen
• de transportrisico’s onderweg, en
• mogelijk oponthoud

Tot zover is er niets waarover de verkoper zich zorgen hoeft te maken. Alles is rustig. Maar toch rijzen er vragen:

• Heeft de chauffeur niets meegenomen wat niet bij de zending hoort?
• Zijn de goederen verantwoord geladen en gestuwd?
• Wie is de vervoerder eigenlijk?
• Hoe kan de verkoper zijn recht op het 0% btw-tarief aantonen zonder uitvoerdocumenten?
• Hoe lang zijn de goederen onderweg?
• Heeft de koper eigenlijk al betaald?
• Sterker nog, wie is de koper eigenlijk en waar gaan de goederen naartoe?
• Is het niet onvriendelijk en dus niet commercieel om de chauffeur van de koper in z’n eentje te laten laden?

Al deze vragen kunnen leiden tot ongerustheid bij de verkoper, waardoor EXW in de praktijk vaak niet volledig wordt nageleefd. Verkopers voegen soms extra verplichtingen toe, zoals het zelf laden van de goederen, het invullen van de vrachtbrief en het regelen van vervoer.

Het gevolg is dat er van EXW weinig overblijft. Maar het beleid en het principe blijven kaarsrecht overeind. De verkoper stelt: ‘Wij leveren altijd en alleen maar EXW!’ Het zal duidelijk zijn dat dit met de genoemde aanvullingen niet meer het geval is.

De incoterm EXW is een zeer populaire Incoterm, die te pas en te onpas wordt gebruikt. Vaak gebeurt dit omdat men wat angstig aanhikt tegen de niet helemaal te peilen gevolgen van de overige Incoterms®. In negen van de tien gevallen blijkt dat men EXW denkt te leveren, maar dat de levering bij nadere analyse een rasechte incoterm FCA is.

Bij EXW is het beladen van de vrachtwagen of container waarmee de goederen bij de verkoper worden opgehaald een verplichting die volledig rust op de schouders van de koper. Maar wat gebeurt er vaak in de praktijk ? De afdeling Sales acht zo’n opstelling klantonvriendelijk en verzoekt de desbetreffende afdeling het laden over te nemen.

Wat ook voorkomt is dat het bedrijfsbeleid niet toestaat dat de chauffeur die namens de koper de goederen afhaalt, zich zomaar van het beschikbare materiaal mag bedienen of de loods ingaat waar de goederen staan. Als de verkoper bij zendingen met een exportbestemming buiten de EU ook de uitgaande douaneformaliteiten vervult en bereid is de vrachtbrief (CMR) in te vullen, is men zelfs het stadium van FCA al voorbij. Het zal duidelijk zijn dat FCA in de plaats van EXW hier van harte wordt aanbevolen.

De EXW incoterm wordt vaak gebruikt bij transacties waarbij de koper volledige controle wil hebben over het transport. De incoterm stelt de koper in staat om zelf het transport te regelen. De koper is verantwoordelijk voor exportformaliteiten, wat in sommige gevallen onpraktisch kan zijn, vooral wanneer de koper buiten de Europese Unie is gevestigd.

Voor de koper is het daarom aan te raden om een goederentransportverzekering af te sluiten, aangezien vervoerders beperkt aansprakelijk zijn.

EXW kan worden gebruikt voor alle soorten vervoer, waardoor het een veelzijdige optie is voor zowel binnenlandse als internationale transacties. Het is echter belangrijk om te overwegen of EXW de beste keuze is voor uw specifieke situatie.

Het is beslist niet onze bedoeling alle `EXW-fans`in het harnas te jagen. Maar wel heeft het zin om nog eens te waarschuwen tegen een te grote voorzichtigheid, onnodige en ook onterechte drempelvrees en, misschien wel het allerbelangrijkste van alles, tegen de concurrentie, met name die concurrent die wel in staat en bereid is om `over de grens te kijken`.

Dat is, met alle respect, een grens die de gebruiker van EXW vaak niet ziet of kent. Er zijn exporteurs die, na wijs beraad, het zekere voor het onzekere hebben gekozen en EXW opzij hebben gezet ten faveure van FCA.

Er zijn twee incoterms die vaak met EXW worden vergelijken: FCA en DDP. We hebben het al even kort over FCA gehad, maar zetten deze incoterms graag nog even voor u naast elkaar.

Incoterm EXW en FCA lijken erg veel op elkaar. In negen van de tien gevallen blijkt dat men EXW denkt te leveren, maar dat de levering bij nadere analyse een rasechte incoterm FCA is.

Bij het gebruik van FCA als Incoterm zijn er bijna net zo weinig risico’s als EXW, maar er worden toch iets meer van de transportrisico’s, kosten en organisatie uit handen genomen van de koper. Bij EXW gaat het risico over op de koper bij de bedrijfsruimte van de verkoper, terwijl bij FCA het risico overgaat zodra de goederen aan de vervoerder zijn overgedragen. Bovendien regelt bij EXW de koper het volledige transport en de douaneformaliteiten, terwijl bij FCA de verkoper verantwoordelijk is voor de exportdocumentatie en het transport tot aan de overeengekomen leveringsplaats. Ten slotte draagt bij EXW de koper alle kosten vanaf de leveringsplaats bij de verkoper, terwijl bij FCA de verkoper de kosten tot aan de overdracht aan de vervoerder draagt.

Incoterm EXW en DDP zijn elkaars uitersten. Waar bij EXW de koper alle risico’s op zich neemt, draagt bij incoterm DDP de verkoper juist alle verplichtingen, kosten en risico’s, inclusief invoerrechten en belastingen.